Hybrid Event: Definition, Varianten und Benefits

Business Events mit virtuellen Inhalten und Live-Elementen schaffen neue Planungssicherheit

Digitale und hybride Events: virtuelle Eventformate mit Livestream und interaktiven Sessions

Was ist in der Organisation zu beachten? Wie sieht der Aufbau von hybriden Events aus? Aber mal ganz grundlegend: Was ist ein Hybrid-Event überhaupt? – Infos dazu liefern wir euch in diesem Blogpost!

show time clio sports GIF by Clio Awards

Zuallererst mal eine Definition zu Hybrid-Events:

Hybride Veranstaltungen sind ein Mix aus Online- und Live-Event. Das bedeutet, dass ein Teil der Personen in Präsenz an der Event-Location teilnimmt, während der andere Teil der Teilnehmer virtuell per Software dabei ist. Die Produktion von hybriden Events findet meist zentral bei der Location statt, wobei die Teilnehmer*innen die Veranstaltung ebenso aktiv mitgestalten können. Hier können kreative Bühnenbilder, Greenscreens und andere Elemente der Inszenierung eingesetzt werden. Insbesondere für Unternehmen, die mit remote Teams arbeiten oder Event-Teilnehmer auf der ganzen Welt ansprechen möchten, ergeben sich dadurch neue Möglichkeiten der gezielten Ansprache und des Netzwerkens.

Camera Greenscreen GIF by TinCan Motion

 

Welche Formate hybrider Events gibt es?

Viele. Aber nicht alle Eventformate, die real funktionieren, können 1:1 in hybride Varianten transformiert werden. Grund dafür ist die enorme Eventvielfalt, auf die wir in der Branche (mit Stolz) blicken können. Dadurch hat jedes Event individuelle Anforderungen, spezifische Zielgruppen, spezielle Botschaften die es kommunizieren, sowie Wirkungen, die es auslösen möchte. Deshalb muss die Umsetzbarkeit bzw. Übersetzbarkeit jeder einzelnen Präsenz-Veranstaltung in ein hybrides Event vorab genau gecheckt werden.

Hier ein paar Beispiele für ideal umsetzbare Hybrid-Event Formate:

  • Business Events: Meetings, Teambuildings, Jahrestagungen, Seminare, Konferenzen, Kongresse und ähnliches. Sowohl auf nationaler wie auch auf internationaler Ebene können klare Vorteile im Vergleich zu reinen Präsenz-Veranstaltungen herausgeholt werden.
  • Wirtschaftliche Events: Publikums- und Fachmessen, virtuelle Touren als „Tag der offenen Tür“, Produktpräsentationen usw. lassen sich einfach in hybride Lösungen überführen.
    new car surprise GIF by A Magical Mess
  • Kulturveranstaltungen: Durch hybride Musik-, Kunst- oder Theatervorstellungen die Zugangsbarrieren senken und ein größeres Publikum ansprechen? Es zahlt sich zu Gunsten der Horizonterweiterung und der kulturellen Bildung der Gesellschaft aus. Ist doch super, wenn auch ältere Personen einfach online an Metal-Festivals und Teenager mit Interesse an klassischer Musik virtuelle Opernerlebnisse besuchen können, oder?
  • Sportevents: Gerade im Freizeitsport boomten sie 2020 und so werden hybride Events 2021 weiterhin viele Menschen begeistern: Virtuelle Läufe, lustige Aktiv-Challenges, Yoga-Sessions und Online-Sportkurse für das Home-Gym haben während der Pandemie regen Zulauf bekommen.
    Working Out Jimmy Fallon GIF by The Tonight Show Starring Jimmy Fallon

Kostenersparnis durch hybride Events?

Es ist klar, dass hybride Events Kosten verursachen, die Sie gerade schwer abschätzen können, weil Ihnen Erfahrungswerte fehlen. Doch eines sei gesagt: Es gibt für (fast) jedes Börserl eine Hybrid-Event-Lösung! Einfach mal nachfragen – wir beraten gerne! Lassen Sie sich nicht von Wucher-Preisen im Internet den Mut nehmen, konkreter über ein HYbrid-Firmenevent nachzudenken. Der Preis hängt nämlich stark vom benötigten technischen Equipment, dem Inszenierungsaufwand sowie den Einsatzstunden des Personals vor Ort ab.

Oftmals unterschätzt sind die Faktoren, die zu einer Kostenminderung im Vergleich zu Präsenz-Veranstaltungen führen: Meist stark reduzierte Aufwände für Präsenz-Teilnehmer, weniger Sicherheitskosten und Eventpersonal, eine kleinere Veranstaltungsfläche und dadurch oft eine einfachere Location-Suche. Außerdem entstehen geringere Kosten für Catering, Müll und Energie. Das sind nur einige der finanziellen Vorteile von Hybrid-Events für Veranstalter.

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Weitere Benefits hybrider Business-Events:

Positive Effekte lassen sich auch in der höheren Flexibilität der Terminwahl erkennen, da man (oft aufgrund der verminderten Größe) nicht an eine bestimmte Location gebunden ist. Je nach Anforderungen für Ihr Event und die gegebenen Voraussetzungen können auch Inhouse-Lösungen an Ihrem Firmenstandort in Betracht gezogen werden. Dazu bringen wir die gesamte technische und sonstige Ausstattung mit und produzieren mit Ihnen Ihr hybrides Meeting oder die hybride Jahrestagung am Unternehmenssitz. Da die Teilnahme ortsunabhängig ist, ermöglichen hybride Eventlösungen eine höhere Reichweite und die Möglichkeit, Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Referenten sowie Referentinnen von jedem Ort der Welt miteinzubeziehen.

Neben dem erweiterten potenziellen Teilnehmerkreis sind Erlebnisse im virtuellen Raum durch neue Inszenierungsmöglichkeiten sehr speziell und individuell anpassbar für einzelne Personen. Eine personalisierte Teilnehmer-Experience kann bisher ungenutzte Potenziale reiner Offline-Events ausschöpfen und die Loyalität von Kunden sowie Mitarbeitern zum Unternehmen steigern.

Nicht zuletzt profitiert auch die Umwelt von hybriden Business Events. Daraus folgt ein verbesserter Ruf des Unternehmens. Eine große Menge an CO2 wird durch wegfallende bzw. weniger anfallende Transportwege gespart und wie bereits erwähnt ist auch die Verschmutzung durch Müll und Abwasser reduziert.

 

Nichtsdestotrotz ist für viele Unternehmen das Hybrid-Event 2021 das erste Firmenevent dieser Art. Um hier beim ersten Versuch keinen Flop zu riskieren, sollten Sie professionelle Unterstützung zu Rate ziehen. Sei es für ein Komplettangebot für die hybride Veranstaltung oder für Einzelleistungen – wir stellen Ihnen unsere Fachkompetenz zur Verfügung um ein reibungsloses  Hybrid-Event zu realisieren und konzipieren ein Hybrid-Event-Package, das Ihren individuellen Wünschen angepasst ist.

 

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für hybride Veranstaltungsformate:

  1. Teilnehmermanagement: Online- und offline-Teilnehmer müssen vor- während und nach der Veranstaltung professionell betreut werden. Was unbedingt vermieden werden sollte: Sie alle über einen Kamm zu scheren und gleich anzusprechen. Denn sie benötigen unterschiedliche Informationen, zu unterschiedlichen Zeitpunkten, über unterschiedliche Kanäle.Zoom Uf GIF by University of Florida College of Education
  2. Interaktive Inhalte: Event-Erlebnisse werden erst durch das Zusammenwirken aller Beteiligten erschaffen. Sie sind eine Plattform, auf der persönliche Begegnungen stattfinden. Die einzelnen Akteure erleben dadurch verschiedene Kommunikations- und Erlebnismöglichkeiten, die sie selbst mitproduzieren. Es klingt also schwierig, diese Erlebnisse gezielt mit bestimmten Werten anzureichern und Botschaften zu vermittelt. Wir haben allerdings virtuelle Erlebnis-Programme entwickelt, die maßgeschneidert auf Ihre Wünsche zugeschnitten werden können um Inhalte zielgerichtet zu transportieren.switch it up ford GIF by Kijiji
  3. Multisensorik: Nun befinden wir uns in der Königsdisziplin der hybriden Veranstaltungen. Denn präzise Sinnesreize zu setzen, ist hier eine völlig neue Herausforderung. Sehsinn und Hörsinn sind noch einigermaßen einfach anzusprechen. Doch um Geruchs-, Tast- und Geschmackssinn zu bespielen, muss schon etwas mehr Kreativität und Innovationsgeist her. Lassen Sie sich überraschen und seien Sie gespannt. Wir erzählen Ihnen gerne von raffiniert konzipierten digital-live-Erlebnissen und geben Ihnen Ideen für Ihr erfolgreiches Hybrid-Event!lets get this started GIF by Billboard Music Awards

 

Autor: Alina Pölzelbauer – RETTER EVENTS, 09.02.2021

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