Hybride Veranstaltungen: Bedeutung, Varianten und Beispiele

Die Organisation von hybriden Veranstaltungen: Definition, Formen & Beispiele

Was ist in bei der Planung von hybriden Events zu beachten? Wie sieht der Aufbau aus? Aber mal ganz grundlegend: Was ist überhaupt die Bedeutung von einem hybriden Event? – Infos dazu liefern wir euch in diesem Blogpost.

Zuallererst mal eine Definition zu Hybrid-Events:

Hybride Veranstaltungsformate sind ein Mix aus einem virtuellen Event und Live-Event. Das bedeutet, dass ein Teil der Personen in Präsenz an der Event-Location teilnimmt, während der andere Teil der Teilnehmer virtuell per Software dabei ist. Die Produktion von hybriden Events findet meist zentral bei der Location statt, wobei die Teilnehmer die Veranstaltung ebenso aktiv mitgestalten können. Hier können kreative Bühnenbilder, Greenscreens und andere Elemente der Inszenierung eingesetzt werden. Insbesondere für Unternehmen, die mit remote Teams arbeiten oder Event-Teilnehmer auf der ganzen Welt ansprechen möchten, ergeben sich dadurch neue Möglichkeiten der gezielten Ansprache und des Netzwerkens.

Hybride Events bilden also eine Kombination aus herkömmlichen Betriebsausflügen und virtuellen Teamevents. Wir erklären Ihnen die Bedeutung von Hybrid-Meetings anhand der unterschiedlichen Formate und Beispiele!

Formate und Beispiele

Nicht alle Eventformate, die real funktionieren, können 1:1 in hybride Varianten transformiert werden. Grund dafür ist die enorme Eventvielfalt, auf die unsere Eventagentur aus der Steiermark in der Branche (mit Stolz) blicken kann. Dadurch hat jedes Event individuelle Anforderungen, spezifische Zielgruppen, spezielle Botschaften, die es kommunizieren sowie Wirkungen, die es auslösen möchte. Deshalb muss die Umsetzbarkeit bzw. Übersetzbarkeit jeder einzelnen Präsenz-Veranstaltung in ein hybrides Event vorab genau gecheckt werden.

Beispiele für ideale hybride Events sind:

• Business Events: Meetings, Teambuildings, Jahrestagungen, Seminare, Konferenzen, Kongresse und ähnliches. Sowohl auf nationaler wie auch auf internationaler Ebene können klare Vorteile im Vergleich zu reinen Präsenz-Veranstaltungen herausgeholt werden.
• Wirtschaftliche Events: Publikums- und Fachmessen, virtuelle Touren als „Tag der offenen Tür“, Produktpräsentationen usw. lassen sich einfach in hybride Lösungen überführen.
  
• Kulturveranstaltungen: Durch hybride Musik-, Kunst- oder Theatervorstellungen die Zugangsbarrieren senken und ein größeres Publikum ansprechen? Es zahlt sich zu Gunsten der Horizonterweiterung und der kulturellen Bildung der Gesellschaft aus. Ist doch super, wenn auch ältere Personen einfach online an Metal-Festivals und Teenager mit Interesse an klassischer Musik virtuelle Opernerlebnisse besuchen können, oder?
• Sportevents: Gerade im Freizeitsport boomten sie 2020 und so werden hybride Events 2022 weiterhin viele Menschen begeistern: Virtuelle Läufe, lustige Aktiv-Challenges, Yoga-Sessions und Online-Sportkurse für das Home-Gym haben während der Pandemie regen Zulauf bekommen.
  

Kostenersparnis durch hybride Events

Es ist klar, dass hybride Events Kosten verursachen, die Sie gerade schwer abschätzen können, weil Ihnen Erfahrungswerte fehlen. Doch eines sei gesagt: Es gibt für (fast) jedes Börserl eine Hybrid-Event-Lösung! Einfach mal nachfragen – wir beraten Sie gerne und planen Ihr hybrides Event. Lassen Sie sich nicht von Wucher-Preisen im Internet den Mut nehmen, konkreter über ein Hybrid-Firmenevent nachzudenken. Der Preis hängt nämlich stark vom benötigten technischen Equipment, dem Inszenierungsaufwand sowie den Einsatzstunden des Personals vor Ort ab.

Oftmals unterschätzt sind die Faktoren, die zu einer Kostenminderung im Vergleich zu Präsenz-Veranstaltungen führen: Meist stark reduzierte Aufwände für Präsenz-Teilnehmer, weniger Sicherheitskosten und Eventpersonal, eine kleinere Veranstaltungsfläche und dadurch oft eine einfachere Location-Suche. Außerdem entstehen geringere Kosten für Catering, Müll und Energie. Hybrid-Meetings bedeuten also viele finanzielle Vorteile für Veranstalter.

Die Bedeutung von Hybrid-Meetings: Ihre Benefits

Positive Effekte lassen sich auch in der höheren Flexibilität der Terminwahl erkennen, da man (oft aufgrund der verminderten Größe) nicht an eine bestimmte Location gebunden ist. Je nach Anforderungen für Ihr Event und die gegebenen Voraussetzungen können auch Inhouse-Lösungen an Ihrem Firmenstandort in Betracht gezogen werden. Dazu kümmern wir uns um die gesamte Eventtechnik und produzieren mit Ihnen Ihr hybrides Meeting oder die hybride Jahrestagung am Unternehmenssitz. Da die Teilnahme ortsunabhängig ist, ermöglichen hybride Eventlösungen eine höhere Reichweite und die die Möglichkeit, Besucher, Mitarbeiter und Referenten von jedem Ort der Welt miteinzubeziehen.

Neben dem erweiterten potenziellen Teilnehmerkreis sind Erlebnisse im virtuellen Raum durch neue Inszenierungsmöglichkeiten sehr speziell und individuell anpassbar für einzelne Personen. Eine personalisierte Teilnehmer -Experience kann bisher ungenutzte Potenziale reiner Offline-Events ausschöpfen und die Loyalität von Kunden sowie Mitarbeitern zum Unternehmen steigern. Gestalten Sie Ihre individuelle Bedeutung eines perfekten hybriden Events selbst!

Nicht zuletzt profitiert auch die Umwelt von hybriden Business-Events. Daraus folgt ein verbesserter Ruf des Unternehmens. Eine große Menge an CO2 wird durch wegfallende bzw. weniger anfallende Transportwege gespart und wie bereits erwähnt ist auch die Verschmutzung durch Müll und Abwasser reduziert.

Nichtsdestotrotz ist für viele Unternehmen das Hybrid-Event 2022 das erste Firmenevent dieser Art. Um hier beim ersten Versuch keinen Flop zu riskieren, sollten Sie professionelle Unterstützung zu Rate ziehen. Sei es für ein Komplettangebot für die hybride Veranstaltung oder für Einzelleistungen – wir stellen Ihnen unsere Fachkompetenz zur Verfügung, um ein reibungsloses Hybrid-Event zu realisieren und konzipieren ein Hybrid-Event-Package, das Ihren individuellen Wünschen angepasst ist. Einer gelungenen Veranstaltung zum Firmenjubiläum steht in Corona-Zeiten damit nichts mehr im Wege!

Beispiele für Erfolgsfaktoren von hybriden Events

1. Management der Teilnehmer: Online- und Offline-Teilnehmer müssen vor, während und nach einer hybriden Veranstaltung professionell betreut werden. Was unbedingt vermieden werden sollte: Die einzelnen Personen als Einheit zu sehen und gleich anzusprechen. Denn sie benötigen unterschiedliche Informationen, zu unterschiedlichen Zeitpunkten, über unterschiedliche Kanäle.
2. Interaktive Inhalte: Event-Erlebnisse werden erst durch das Zusammenwirken aller Beteiligten erschaffen. Sie sind eine Plattform, auf der persönliche Begegnungen stattfinden. Die einzelnen Akteure erleben dadurch verschiedene Kommunikations- und Erlebnismöglichkeiten, die sie selbst mitproduzieren. Es klingt also schwierig, diese Erlebnisse gezielt mit bestimmten Werten anzureichern und Botschaften zu vermitteln. Wir haben allerdings virtuelle Erlebnisprogramme entwickelt, die maßgeschneidert auf Ihre Wünsche angewandt werden können, um Inhalte zielgerichtet zu transportieren.
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3. Multisensorik: Nun befinden wir uns in der Königsdisziplin der hybriden Veranstaltungen. Denn präzise Sinnesreize zu setzen, ist hier eine völlig neue Herausforderung. Sehsinn und Hörsinn sind noch einigermaßen einfach anzusprechen. Doch um Geruchs-, Tast- und Geschmackssinn zu bespielen, muss schon etwas mehr Kreativität und Innovationsgeist her. Lassen Sie sich überraschen und seien Sie gespannt. Wir erzählen Ihnen gerne von raffiniert konzipierten Digital-Live-Erlebnissen und geben Ihnen Ideen für Ihr erfolgreiches Hybrid-Event!

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist die Bedeutung von hybriden Veranstaltungen maßgeblich gestiegen. Sie sind neugierig geworden? Informieren Sie sich gerne über unsere Leistungen zu hybriden Events!

Autor: Alina P. & Katja Maria S.– RETTER EVENTS, 09.02.2021