Für mehr Motivation & Teamgefühl: So planen Sie eine Kick-off-Veranstaltung

Noch auf der Suche nach Ideen für ein Kick-off-Event? RETTER Events erklärt, was hinter dem Begriff steckt und was es bei der Planung zu beachten gibt.

Mit diesen Must-dos wird die Planung Ihres nächsten Kick-off-Meetings für das neue Jahr effektiver denn je!

In diesem Beitrag beantworten wir alle Fragen rund ums Thema Planung und liefern Ihnen Ideen für das nächste Kick-off-Event.

In den nächsten Absätzen finden Sie das nötige Hintergrundwissen für ein gelungenes Event. Als Bonus gibt es zusätzlich ein paar heiße Tipps, wie Sie nicht mehr nur eine gewöhnliche Auftaktveranstaltung planen, sondern ein fulminantes Kick-off-Meeting. Auch die passenden Programme haben wir natürlich in petto.

PROGRAMME FÜR FRISCHE ENERGIE

Aber erst die Begriffserklärung:

Als Kick-off-Veranstaltung bezeichnen wir das Zusammentreffen eines Projektteams, einer Abteilung oder der versammelten Mannschaft eines Unternehmens am Jahresbeginn oder vor Projektstart. Dieses Treffen symbolisiert den Startschuss für ein Geschäftsjahr, ein wichtiges Projekt oder eine Projektphase. Einerseits wird dabei der Phasenplan für den jeweiligen Zeitraum präsentiert und die dazugehörigen Ziele werden besprochen. Andererseits ist die Motivation der Teilnehmenden ein übergeordnetes Ziel.

Alles klar? Gut, nun zu den Gestaltungsmöglichkeiten.

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Was ist beim Planen eines Kick-off-Meetings zu beachten? Zeitplan, Umfang und Vorbereitungen:

Wie kann eine solche Auftaktveranstaltung nun genau aussehen?

Die Ideen für ein Kick-off-Event sind sehr vielfältig und können auf Ihr Unternehmen und Ihr Team abgestimmt werden. Abhängig von vielerlei projektbezogenen Aspekten kann ein derartiges Event unterschiedlich ablaufen. Ein reiner Vortrag mit Präsentation von der Führungsebene ist dabei zwar eine Möglichkeit, es geht aber auch um einiges interaktiver und motivierender:

Motivationsworkshops sind eine gute Idee, um das Kick-off-Event lebendig zu gestalten und die Anwesenden aktiv einzubinden. Hier können ideal sämtliche Veranstaltungsideen für Mitarbeiterevents zum Einsatz kommen. Dadurch sorgen Sie dafür, dass Ihr Team stärker hinter dem Unternehmen und den verfolgten Projektzielen steht. Möglicherweise interessante Anregungen und Ideen, die bei der Kick-off-Veranstaltung aufgeworfen werden, können gegebenenfalls noch in das bevorstehende Projekt einbezogen werden.

Den richtigen Zeitpunkt für ein Kick-off-Event planen

Was Sie bei der Planung Ihres Kick-off-Meetings noch bedenken sollten, ist die Wahl des richtigen Zeitpunkts. In der Theorie ist der ideale Zeitpunkt NACH der Projektplanung und VOR Beginn der Durchführungsphase. In der Praxis werden die motivierenden Events häufig auch als Jahresauftaktveranstaltungen organisiert. Als Projekt kann dabei also auch ein Geschäftsjahr angesehen werden.

Aber was sind jetzt eigentlich die erhofften Ziele der Veranstaltung und mit welchen Erfolgen kann man rechnen?

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Diese Ziele sollte man bei der Planung eines Kick-off-Meetings verfolgen:

  • Aus Einzelpersonen entsteht mit der Hilfe von Teambuilding-Aktivitäten ein Team.
  • Alle erkennen und verfolgen das gemeinsame Ziel.
  • Es wird eine positive, energiegeladene und motivierte Stimmung für das Projekt geschaffen.
  • Die Bedeutung des gesamten Projekts wird hervorgehoben.
  • Die Teammitglieder können sich untereinander zu gewissen Themen abstimmen.

Alle genannten Ziele können mit Teamevent-Spielen ganz einfach und in lockerer Atmosphäre gefördert werden. Dadurch kann eine noch bessere Ausgangsbasis für das bevorstehende Projektjahr erreicht werden. Sehr zu empfehlen ist die Durchführung von Teambuilding-Events, wie zum Beispiel eines Feuerlaufs: Nach einem intensiven Mentaltraining wachsen die Teilnehmenden über sich hinaus. Sie laufen unter kontrollierten Bedingungen über einen Ascheteppich und erkennen, dass sie zu viel mehr im Stande sind, als sie jemals gedacht hätten.

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Im Regelfall sind die oben angeführten Ziele nicht nur erstrebenswert, sondern unbedingt notwendig, um bestimmte Projekte zu realisieren. Insbesondere bei ehrgeizigen Projektzielen ist es unabdingbar, eine erstklassiges Kick-off-Veranstaltung zu planen, um die idealen Voraussetzungen für die erfolgreiche Realisierung dieser Ziele zu schaffen.

 

Unsere Ideen für ein erfolgreiches Kick-off-Event:

Diese Bestandteile sollten auf Ihrer Agenda nicht fehlen:

  1. Begrüßung durch die Projektleitung bzw. die Unternehmensführung

Eingangs muss dafür gesorgt werden, dass die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden bei den Sprecher*innen ist und dass alle Anwesenden auch geistig im Raum angekommen sind. Speziell dafür konzipierte Energizer nehmen Ihnen diese Arbeit mühelos ab und sorgen zudem für ein innovatives und außergewöhnliches Erlebnis gleich zu Beginn der Veranstaltung.

  1. Vorstellungsrunde

Bei der Planung kleinerer Kick-off-Meetings und wenn sich einzelne Teilnehmende, die fortan eng zusammenarbeiten, noch nicht kennengelernt haben, ist eine lockere Vorstellungsrunde sehr wichtig. Kennen sich die Mitwirkenden bereits, kann dies vernachlässigt werden. Hierzu bieten sich lustige Challenges, wie etwa das Event „Mord im Herrenhaus“ oder, falls etwas mehr Zeit zur Verfügung steht, die beliebte Team-Pyramide ideal an.

  1. Darstellung aller Projektziele

Bei der Veranschaulichung der Projektziele kann gerne eine Kategorisierung vorgenommen werden:

Als übergeordnet sind die Oberziele anzusehen, deren Erfüllung sich direkt darauf auswirkt, ob ein Projekt als geglückt oder gescheitert eingestuft wird. Sie sind strategisch ausgelegt und durch konsequentes Bearbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg erreichbar.

Auf der nächsten Stufe stehen die taktischen Zwischenziele, welche in der Mitte der Zielhierarchie angesiedelt sind. Ein solches Ziel ist mittelfristig zu erreichen. Zu den Unterzielen zählen operative Bestrebungen, die innerhalb eines kurzen Zeitraums umgesetzt werden können. Ihre Erreichung soll sich schließlich positiv auf die darüberliegenden Zielstufen auswirken.

Es sei allerdings angemerkt, dass es noch weitere Möglichkeiten gibt, um Ziele zu kategorisieren. Grundsätzlich gilt jedoch für alle Ziele, dass sie SMART (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) formuliert sein müssen.

 

  1. Kommunikationsregeln

Effiziente und zielorientierte Kommunikation ist das Um und Auf für ein erfolgreiches Projekt. Ein reibungsloser Austausch unter den Mitgliedern eines Teams ohne Informationsverlust ist ebenso notwendig. Ein maßgeblicher Faktor ist hier das Vertrauen innerhalb des Teams. Dieser Bereich bezieht sich auch auf interne Abstimmungsprozesse und rasch zu treffende Entscheidungen. Effiziente Kommunikation ist ein hoch zu schätzender und gewichtiger Faktor innerhalb eines Projekts. Um hier gezielt Nachhilfe zu geben, bieten sich die vielen Ideen für Teamtraining optimal an.

 

  1. Erklärung des Projektplans

Der Fahrplan für das Projekt und die folgenden Wochen, Monate oder Quartale soll übersichtlich dargestellt und allen Stakeholdern verständlich dargelegt werden.

Projektplan für Kickoff mit RETTER EVENTS

  1. Darlegung der Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Von Anfang an soll Klarheit über die Rollenverteilung herrschen, Verantwortlichkeiten den einzelnen Personen zugeteilt sein und ein Gefühl der solidarischen und gemeinsamen Verantwortung zur Erfüllung des Projekts gegeben sein.

 

  1. Klärung der Methodenwahl

Eine kurze Begründung und Darlegung der Vorgehensweise soll ebenso nicht fehlen.

 

  1. Erläuterung des Projektnutzens

Wer den Nutzen seiner Tätigkeiten nicht erkennt, wird keinen positiven Beitrag zur Erreichung des Projektziels beitragen. Ein essenzielles Element Ihres Plans für das Kick-off-Meeting muss also die verständliche Darlegung des Projektnutzens sein – am besten so konkret und überzeugend wie möglich.

 

  1. Feedback einholen, Q&A-Session durchführen

Trotz guter Vorbereitung und genauer Erläuterungen aller Aspekte eines Projekts können Unklarheiten unter den Teammitgliedern auftreten. Lassen Sie diese Fragen unbedingt zu und lassen Sie sich eine Rückmeldung zur Präsentation des Projekts bzw. zur Veranstaltung geben. Eventuell haben Sie einzelne Aspekte außen vor gelassen, die dem Verständnis der Teilnehmenden genutzt hätten. Vielleicht gibt es vonseiten der Projektmitglieder wertvolle Einwände, die besser früh als spät beachtet werden.

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UNSER FAZIT:

Zusammengefasst geht es bei der Planung einer erfolgreichen Kick-off-Veranstaltung für den Jahres- oder Projektstart darum, alle Weichen richtig zu stellen.

Die Kick-off-Veranstaltung soll motivieren, zusammenschweißen und auf das vorbereiten, was ansteht. Wenn danach alle an einem Strang ziehen, steht der Erreichung der definierten Ziele nichts im Wege.

Derartige Veranstaltungen zu Jahresbeginn sind aktuell nicht umsonst in aller Munde. Dabei wird es immer wichtiger, aktive und spielerische Ideen in die Kick-off-Events einfließen zu lassen, wie beispielsweise wirkungsvolle Teambuildings.

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Autor: Alina P., RETTER EVENTS 15.11.2019

Updated: Julia G., RETTER EVENTS – 17.12.2021

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