Kickoff 2020: Alles Wissenswerte für die Meeting-Planung!

Was ist ein Kickoff-Meeting überhaupt? Welche Ziele und Effekte hat es? Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür?

Mit diesen Must-Do’s wird Ihr Kick off 2020 effektiver denn je!

In diesem Beitrag beantworten wir alle Fragen rund ums Thema Kickoff!

Er gibt Ihnen das obligatorische Hintergrundwissen für ein gelungenes Kick off Meeting mit auf den Weg. Als Bonus gibt’s zusätzlich ein paar heiße Tipps, die aus einer gewöhnlichen Auftaktveranstaltung ein fulminantes Kickoff-Event machen.

 

Erst klären wir nun aber den Begriff:

Als Kick-Off-Veranstaltung bezeichnen wir das Zusammentreffen eines Projektteams, einer Abteilung oder der versammelten Mannschaft eines Unternehmens. Dieses Treffen symbolisiert den Startschuss für ein Geschäftsjahr, ein wichtiges Projekt oder eine Projektphase. Dabei wird einerseits der Phasenplan für den jeweiligen Zeitraum präsentiert und dazugehörige Ziele besprochen. Andererseits ist die Motivation der Teilnehmer ein übergeordnetes Ziel eines Kickoff Events.

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Alles klar? Gut, nun zu den Gestaltungsmöglichkeiten:

Wie kann eine solche Auftaktveranstaltung nun genau aussehen?

Gestaltung und Formen von Kickoffs variieren stark. Abhängig von vielerlei projektbezogenen Aspekten, kann ein derartiges Event verschiedene Elemente aufweisen: Beispielsweise Präsentationen der Führungsebene. Es kann sich gar nur explizit darauf beschränken. Doch es geht auch interaktiver: Workshops machen das Meeting lebendig und lassen bei einer Auftaktveranstaltung die aktive Teilnahme der anwesenden Mitarbeiter zu. Dadurch sorgen sie dafür, dass Mitarbeiter stärker hinter dem Unternehmen und den verfolgten Projektzielen stehen. Mögliche interessante Anregungen und Ideen, die dabei aufgeworfen werden, können gegebenenfalls noch in das bevorstehende Projekt einbezogen werden.

 

Was Sie bei der Planung Ihres Kickoffs noch bedenken sollten, ist die Wahl des richtigen Zeitpunkts. In der Theorie ist der ideale Zeitpunkt für ein Kickoff Meeting folgender: NACH erfolgter Projektplanung und VOR Beginn der Durchführungsphase des Plans. In der Praxis werden Kickoff Veranstaltungen häufig auch als Jahresauftaktveranstaltungen organisiert. Als Projekt kann dabei folglich auch ein Geschäftsjahr angesehen werden.

 

Wie wirken sich diese Meetings aus? Welche Outcomes oder Erfolge kann man aufgrund von Kickoffs verzeichnen?

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Klare Ziele von Kick-Off Events:

  • Aus Einzelpersonen ein Team machen
  • Alle auf ein gemeinsames Ziel einschwören
  • Positive, energiegeladene und motivierte Stimmung für das Projekt/-ziel vermitteln
  • Die Bedeutung des gesamten Projekts hervorheben und darlegen
  • Abstimmung der Mitarbeiter untereinander

 

Alle genannten Ziele können innerhalb eines aktiven Teamprogramms spielerisch gefördert werden. Dadurch kann eine noch bessere Ausgangsbasis für das bevorstehende Projekt erreicht werden. Sehr zu empfehlen ist die Durchführung eines Teambuildings wie zum Beispiel eines Feuerlaufs. Nach einem intensiven Mentaltraining wachsen die Teilnehmer über sich hinaus. Sie laufen über einen Ascheteppich (ohne daraufhin Brandblasen zu bekommen 😉 ) und erkennen, dass sie zu viel mehr im Stande sind, als sie jemals gedacht hätten.

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Im Regelfall sind die oben angeführten Ziele nicht nur erstrebenswert, sondern unbedingt notwendig, um bestimmte Projekte zu realisieren. Insbesondere bei ehrgeizigen Projektzielen ist es unabdingbar, ein erstklassiges Kick-Off-Event auf die Beine zu stellen, um die idealen Voraussetzungen für die erfolgreiche Realisierung dieser Ziele zu schaffen.

 

Die Kickoff Meeting-Agenda:

Diese Bestandteile dürfen nicht fehlen.

  1. Begrüßung durch Projektleitung bzw. die Unternehmensführung

Eingangs muss dafür gesorgt werden, dass die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer bei den Sprechern ist und dass alle Anwesenden auch geistig im Raum angekommen sind. Speziell dafür konzipierte Energizer nehmen Ihnen diese Arbeit mühelos ab und sorgen zudem für ein innovatives und außergewöhnliches Erlebnis bei Ihren Mitarbeitern gleich zu Beginn der Veranstaltung.

 

  1. Vorstellungsrunde

Bei kleineren Kick-Offs und bei jenen, wo sich einzelne Teilnehmer, die fortan eng zusammenarbeiten noch nicht kennengelernt haben, ist dies sehr wichtig. Bei anderen Kick-Off Veranstaltungen, wo die Teilnehmer einander bekannt sind, kann dies vernachlässigt werden.

 

  1. Darstellung aller Projektziele

Gerne kann hier eine Kategorisierung vorgenommen werden: Als übergeordnet sind die Oberziele anzusehen, deren Erfüllung sich direkt darauf auswirkt, ob ein Projekt als geglückt oder gescheitert eingestuft wird. Sie sind strategisch ausgelegt und durch konsequentes Bearbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg erreichbar.

Auf der nächsten Stufe stehen die taktischen Zwischenziele, die sich in der Mitte der Zielhierarchie befinden. Ein solches Ziel ist mittelfristig zu erreichen.

Zu den Unterzielen zählen operative Bestrebungen, die innerhalb eines kurzen Zeitraums umgesetzt werden können. Ihre Erreichung soll sich schließlich positiv auf die darüber befindlichen Zielstufen auswirken.

Es sei allerdings angemerkt, dass es noch weitere Möglichkeiten gibt, um Ziele zu kategorisieren. Grundsätzlich gilt jedoch für alle Ziele, dass sie SMART (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) formuliert sein müssen.

 

  1. Kommunikationsregeln

Effiziente und zielorientierte Kommunikation ist das Um und Auf für ein erfolgreiches Projekt. Ein reibungsloser Austausch unter den Mitgliedern eines Teams ohne Informationsverlust ist ebenso notwendig. Ein maßgeblicher Faktor hier ist das Vertrauen innerhalb des Teams. Dieser Bereich bezieht sich auch auf interne Abstimmungsprozesse und rasch zu treffende Entscheidungen. Effiziente Kommunikation ist ein hoch zu schätzender und gewichtiger Faktor innerhalb eines Projekts. Um hier gezielt Nachhilfe zu geben, bietet sich ein Teamtraining optimal an.

 

  1. Erklärung des Projektplans

Der Fahrplan für die folgenden Wochen, Monate oder Quartale soll übersichtlich dargestellt und allen Stakeholdern verständlich dargelegt werden.

Projektplan für Kickoff mit RETTER EVENTS

  1. Darlegung der Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Von Anfang an soll Klarheit über die Rollenzuteilung herrschen, Verantwortlichkeiten den einzelnen Personen zugeteilt sein und ein Gefühl der solidarischen und gemeinsamen Verantwortung zur Erfüllung des Projekts gegeben sein.

 

  1. Klärung der Methodenwahl

Eine kurze Begründung und Darlegung der Vorgehensweise soll ebenso nicht fehlen.

 

  1. Erläuterung des Projektnutzens

Wer den Nutzen seiner Tätigkeit nicht kennt, wird keinen positiven Beitrag zur Erreichung des Projektziels beitragen. Ein essenzielles Element Ihrer Kickoff-Agenda muss also die verständliche Darlegung des Projektnutzens sein. Bitte so konkret und überzeugend als möglich.

 

  1. Feedback einholen, Q&A-Session durchführen

Trotz guter Vorbereitung und genauer Erläuterung aller Aspekte eines Projekts können Unklarheiten unter den Teammitgliedern auftreten. Lassen Sie diese Fragen unbedingt zu und lassen Sie sich eine Rückmeldung zur Präsentation des Projekts bzw. zur Auftaktveranstaltung geben. Eventuell haben Sie einzelne Aspekte außenvor gelassen, die dem Verständnis der Teilnehmer genutzt hätten. Vielleicht gibt es von Seiten der Projektmitglieder wertvolle Einwände, die besser jetzt als nie beachtet werden.

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UNSER FAZIT:

Zusammengefasst geht bei einem Kickoff Event darum, alle Weichen für das anstehende Projekt und einen erfolgreichen Projektverlauf zu stellen.

Es soll motivieren, zusammenschweißen und vorbereiten, auf das was ansteht. Wenn dann alle an einem Strang ziehen, steht einem erfolgreichen Projekt nichts im Wege.

Kickoffs sind aktuell nicht umsonst in aller Munde und wird immer häufiger um aktive und spielerische Elemente wie wirkungsvolle Teambuildings, ergänzt.

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Autor: Alina Pölzelbauer, RETTER EVENTS 15.11.2019

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