Ultimative Tipps für remote Meetings: Gemeinsam digital voraus!

Digitales Teamwork trotz physischer Distanz – So funktioniert’s!

Bei virtuell kooperierenden Mitarbeitern ist Zusammenhalt sowie effektive Kommunikation ein „Muss“!

 

2020 ist besonders – in vielerlei Hinsicht. Unser Arbeits- und Freizeitleben wurde auf den Kopf gestellt. Dabei hat sich ganz plötzlich und unvorhergesehen vieles verändert. Die Auswirkungen der Corona-Krise auf Wirtschaft, Politik und Gesellschaft sind groß. Manches wird wieder gehen und manches ist gekommen um zu bleiben. So sind sich Experten einig, dass das Arbeiten im Home-Office etwas sein wird, das auch in Zukunft viel stärker präsent sein wird als vor der Krise.

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Balanceakt zwischen Freiheit und Wettbewerbsfähigkeit

In vielen Unternehmen ist Zusammenarbeit zwischen MitarbeiterInnen und Mitarbeitern Teil des Arbeitsalltags. So gilt es auch, im Home-Office Wert darauf zu legen, dass Informationen effektiv, reibungslos und vollständig fließen. Dabei kommt die nun größere Unabhängigkeit der Teammitglieder hinzu, welche bedeutet, dass sie selbst entscheiden können zu welcher Zeit sie an welchem Ort arbeiten.

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Erhöhtes Konfliktpotenzial ist also gegeben, wenn der Informationsfluss gestört ist und damit die Qualität des Outputs mindert. Die Qualität der Arbeitsergebnisse sowie auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter sollen klarerweise hochgehalten werden, was manchmal eine Gratwanderung ist. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren und Sie werden merken, dass dieses Gleichgewicht leichter haltbar ist, als vermutet.

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Austausch und Vertrauen fördern!

Legen Sie klare Regeln fest und lassen Sie diese für alle Mitarbeiter gleichermaßen und transparent gelten. So schließen Sie aus, dass einzelne MitarbeiterInnen sich benachteiligt fühlen. Durch die Schaffung einer vertrauensvollen kommunikativen Basis, welche durch den laufenden Austausch zwischen Führungskräften und MitarbeiterInnen gefördert wird, werden unternehmensinterne Beziehungen gestärkt. Damit steigt auch die Produktivität und das Commitment der Teammitglieder für individuelle sowie gemeinsame Aufgaben. Ein hohes Commitment bedeutet ein starkes emotionales Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und die moralische Verpflichtung bestmögliche Leistungen zu erbringen.

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Online-Meetings: Wie oft?

Diese Frage kann schwer mit einer Zahl beantwortet werden. Bei der Entscheidung über die Häufigkeit der Sequenzen gilt es, sowohl die Art der Aufgaben wie auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Sofern es starke Wechselwirkungen zwischen Arbeitsinhalten einzelner Mitarbeiter gibt und ein hohes Maß an Koordination notwendig ist, sollte sich dies auch in der Zahl der Meetings widerspiegeln.

Wenn Aufgaben klar abgrenzbar sind und von individuellem Arbeiten geprägt sind, so kann auch die Häufigkeit der Absprachen zurückgeschraubt werden.

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Meeting-Termine möglichst frühzeitig festgelegt werden. Auch die Dauer sollte im Vorfeld kommuniziert werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten für das Meeting verfügbar und vorbereitet sind.

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Vorbereitung ist alles!

Zeit ist Geld. Um chaotischen Meetings mit genervten Gesichtern vorzubeugen und stattdessen die Arbeitszeit der Kolleginnen und Kollegen mit wertvollem Austausch zu gestalten, benötigt jedes Meeting eine klare Struktur und eine individuelle Vorbereitung. Dabei wird eine Agenda erstellt, die den Ablauf mit den geplanten Themen und ihrer Reihenfolge festlegt. Außerdem sollte jedem Thema ein grober Zeitrahmen zugeordnet werden. Richten Sie ein Tool ein, das es den Teilnehmern ermöglicht, sich selbst einzubringen und ihre Wünsche und dringenden Anliegen für das Meeting einzubringen. Das erhöht einerseits die Qualität von Entscheidungen und andererseits die Motivation der MitarbeiterInnen und Mitarbeiter.

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Darüber hinaus sollten nur jene Kolleginnen und Kollegen zum Meeting eingeladen werden, die die Themen der Agenda tatsächlich betrifft. Nichts ist nerviger als das „Zeit absitzen“, wenn eigentlich wichtigere Aufgaben auf einen warten.

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Verhaltensregeln für’s Meeting!

Wie immer und überall im Leben gilt auch hier: Der Ton macht die Musik! Harsche Kritik an neuen Ideen ist fehl am Platz. Das Hinterfragen von Feststellungen, konstruktives Feedback und sachliche Diskussionen sind willkommen. Dabei führt jedoch nur Kommunikation mit positivem Grundton zu mehr Produktivität und zum Ziel: dem gemeinsamen Erfolg!

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Rollenverteilung muss sein

Die Meeting-Teilnehmer sollten sich zu Beginn über ihre Rollen im Klaren sein. Jedes Meeting benötigt zudem einen Moderator, der den Überblick behält, dafür sorgt, dass der vorab festgelegte Zeitrahmen eingehalten wird und sicherstellt, dass jeder seine Aspekte einbringen kann. Entweder der Teamleiter übernimmt diese Funktion oder sie rotiert zwischen Teammitgliedern. So wird die Verantwortung sinnvoll geteilt. Ähnlich kann auch mit dem Meeting-Protokoll vorgegangen werden.

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After-Meeting-Tasks

Nach dem Meeting ist vor der Umsetzung des gerade Beschlossenen. Eine sorgfältige Nachbereitung eines Meetings garantiert dessen Nachhaltigkeit. Alles Besprochene, die Entscheidungen oder sonstigen Diskussionsergebnisse, weiteres Vorgehen, Zuständigkeiten und sonstige Informationen müssen darin niedergeschrieben werden. Das Protokoll wird im Anschluss an das Meeting für alle Teilnehmer zugänglich aufbewahrt oder an jeden ausgesendet.

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Die Zusammenfassung eines Meetings sollte auf das Team und das Projekt zugeschnitten sein und den Zweck der Information für alle Beteiligten erfüllen.

 

Level up your Meeting: Mit Spaß zu besserem Output!

Virtuelle Teambuildings, die neben dem kommunikativen Austausch auch noch lustige Aufgaben und kleine Fun-Challenges für die Teams beinhalten, setzen genau bei den zentralen Aspekten des erfolgreichen Teamworks an und trainieren diese gezielt. Kooperative Lösungsfindung, gegenseitiges Vertrauen, WIR-Gefühl und auch klares Rollenverständnis werden gefördert.

Unsere online Team-Events mit Nervenkitzel:

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Viel Spaß beim nächsten Online-Meeting!

..vielleicht sehen wir uns beim anschließenden virtuellen Teambuilding!

 

Erleben Sie’s selbst! Mehr Infos einholen!

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Autor: Alina Pölzelbauer – RETTER EVENTS, 30.09.2020

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